팀장의 탄생 - Chapter 6. 훌륭한 회의란

 

바람직한 회의 결과는

• 모든 회의에는 목적이 있어야 한다.
• 의사결정 회의
  • 명확한 결정이 내려지고 그 과정을 모든 참석자가 신뢰한다면 성공
  • 결정 사항에 영향을 받게 될 사람들이 공정하고 효율적인 과정을 거쳐 그런 결정이 내려졌다고 생각해야 함
• 정보 공유를 위한 회의
  • 비전, 현황, 관계자들 의견, 일정 필요
  • 정보공유만 잘 되어도
    • 더 적극적인 대화가 이뤄진다
    • 잘 준비된 정보 공유 회의는 전달이 더 잘된다
  • 현재 진행 중인 중요한 업무, 새로운 툴과 프로세스, 그간에 얻은 교훈에 대해 이야기
• 피드백을 위한 회의
  • 모든 사람이 프로젝트의 성공 기준을 동일하게 이해해야 한다
  • 현재 상황에 대한 평가, 지난번 회의 후 변동 사항, 향후 계획 등 작업 현황이 투명하게 전달된다.
  • 유익한 피드백을 도출하기 위해 의문점, 주요 결정 사항, 문제점이 명시된다.
  • 향후 절차가 합의된다.
• 아이디어 창출 회의
  • 혼자서 생각하는 시간이 필요(먼저 아이디어를 기록할 시간을 줌)
  • 함께 생각하는 시간(모든 사람의 아이디어 고려)
  • 의미 있는 논의로 아이디어들을 결합하고 진화시킴
  • 아이디어를 실행에 옮기기 위한 절차 마련
• 팀워크 강화를 위한 회의
  • 한자리에서 너무 많은 목적을 달성하려고 하면 안됨
  • 대화가 샛길로 빠지면 참석자들에게 회의의 일차적 목적을 다시 알려줘야 함

💡 퍼실리테이터의 역할이 중요함

 

 

원활한 회의를 위해

• 사람들이 미리 준비해올 수 있게 한다
  • 전날 참석자들이 미리 파악할 수 있도록 회의 주관자가 슬라이드나 문서를 전달하는 방침을 세우기
  • 회의가 끝난 뒤에는 논의된 내용, 구체적인 실행 사항과 책임자, 다음번 확인 일정 등을 요약한 자료를 참석자들에게 보내기
• 모두가 편하게 말할 수 있는 환경 조성
  • 어떤 태도를 원하는지 분명히 밝히기

💡 말안하면 모른다. 꼭 말해야 한다..

• 적극적인 참여를 유도하도록 회의 방식을 바꾼다.
  • 포스트잇으로 토론을 시작하는 방법도 좋다
• 발언 시간을 조율한다
• 회의에 대한 피드백을 받는다